Phần mềm Quản Lý Salon, Spa Chuyên Nghiệp
Bước 1: Truy cập trang chủ của SALONHERO https://salonhero.vn và nhấn nút Đăng Ký Ngay
Bước 2: Màn hình đăng ký xuất hiện, nhập họ tên và số điện thoại. Sau đó ấn nút Tiếp theo
Bước 3: Chọn loại hình kinh doanh, địa chỉ
- Chọn loại hình kinh doanh cửa hàng của bạn bằng cách bấm vào các hình(salon tóc, nail hay spa, …)
- Nhập tên salon của bạn ấn nút Tiếp theo để tiếp tục
- Nếu muốn thay đổi tên hoặc số điện thoại ở Bước 1, bạn có thể ấn vào nút quay lại
Bước 4: Khai bao trang web, địa chỉ email xác nhận
- Nhập địa chỉ trang web cửa hàng mà bạn muốn đăng ký. Ví dụ http://Tên.salonhero.vn
- Nhập địa chỉ email mà bạn sẽ sử dụng để đăng nhập vào hệ thống(Lưu ý: Sau khi bạn đăng ký thành công hệ thống sẽ gửi 1 email kích hoạt đến email mà bạn đăng ký. Vì thế bạn phải nhập đúng email mà bạn sử dụng để có thể kích hoạt)
- Nhập mật khẩu của tài khoản và ấn vào nút Hoàn thành để kết thúc đăng ký
Đăng ký thành công: Nếu bạn nhìn thấy trang này xuất hiện thì xin chúc mừng bạn đã đăng ký thành công!
Bước 5: Kích hoạt tài khoản
- Truy cập vào hộp thư email của bạn, tìm thư do salon hero gửi, bấm nút xác nhận, sau đó trang web sẽ chuyển đến trang đăng nhập và thông báo thành công. Như vậy bạn đã hoàn tất đăng ký. Hãy đăng nhập và trải nghiệm những dịch vụ tốt nhất của hệ thống nào!
Bước 1: Truy cập trang đăng nhập
- Tại trang chủ https://salonhero.vn, bấm vào nút đăng nhập tại góc màn hình phải
Bước 2: Nhập tên miền trang web
- Nhập tên miền mà bạn đã đăng ký và ấn nút Tiếp theo
Bước 3: Truy cập trang quản trị
- Nhập email và mật khẩu mà bạn đã đăng ký. Sau đó ấn nút Đăng nhập
- Nếu không thể đăng nhập vui lòng liên hệ với hệ thống để được trợ giúp. Nếu bạn đã quên mật khẩu đăng nhập có thể bấm vào dòng Quên mật khẩu đăng nhập để lấy lại mật khẩu.
Phần 1: Giới thiệu
- Sau khi đăng nhập lần đầu sẽ hiện hộp thoại hướng dẫn để giúp bạn có thể xây dựng hệ thống tốt nhất cho mình. Để không hiện vào lần sau đăng nhập hãy ấn chọn vào mục Không hiện lại thông báo này
Phần 2: Bố cục trang quản trị
- Phần 1: Menu Lịch hẹn, Thu ngân, Khách hàng, Báo cáo, Một số cài đặt cho cửa hàng của bạn.
- Phần 2: Chuyển đổi chi nhánh, ngôn ngữ, xem thông báo, tài khoản sử dụng.
- Phần 3: Nội dung chính, các thao tác của bạn sẽ thực hiện tại đây.
- Phần 4: Thông báo tình trạng trực tuyến, hướng dẫn sử dụng, fanpage...
Để xem và chuyển đổi chi nhánh mà bạn đang làm việc, hãy ấn vào khu vực được khoanh đỏ như trong hình vẽ. Một danh sách các chi nhánh của bạn sẽ hiện ra, chi nhánh bạn đang chọn sẽ hiện biểu tượng v. Để chọn chi nhánh làm việc của bạn, ấn vào nút chọn. Nếu bạn muốn thêm hoặc chỉnh sửa chi nhánh, ấn vào Chỉnh sửa
Để thay đổi ngôn ngữ, bấm vào biểu tượng lá cờ trong hình vẽ và chọn ngôn ngữ bạn muốn sử dụng.
Để giúp admin kiểm soát Salon dễ dàng hơn, hệ thống có chức năng thông báo. Ở góc trên cùng màn hình bên phải, ấn vào biểu tượng quả chuông. Thông báo sẽ xuất hiện khi Salon của bạn thay đổi thông tin hoặc khách hàng đặt lịch tại salon của bạn.
Từ trang quản trị, bấm vào mục Cài đặt và chọn mục Thông tin chung
Hãy để ý những mục có đánh dấu * đỏ nhé, đó là những mục không được phép để trống. Chú ý nhé bạn!
- Tên Salon: Tên hiển thị của cửa hàng bạn. Bạn có thể đặt bất kỳ tên nào mà bạn muốn.
- Chủ Salon: Tên của chủ sở hữu cửa hàng. Cũng giống như Tên Salon nhưng bạn chỉ được đặt tối đa ký tự thôi nhé!
- Loại Salon: Đây là loại salon mà bạn đã chọn khi đăng kí. Bạn có thể thay đổi bằng cách bấm chuột trái vào ô và chọn mục thích hợp nhé
- Điện Thoại: Khách hàng có thể liên hệ với bạn qua số này,mục này không bắt buộc nhưng phải nhập đúng dạng số điện thoại nhé, tối đa 11 ký tự.
- Email: Cũng giống như mục Điện thoại, bạn có thể nhập hoặc không, nhưng đừng nhập sai định dạng email nhé bạn.
- Tên miền: Đây là tên địa chỉ bạn đã đăng ký, bạn không thể thay đổi nhưng nếu muốn hãy liên hệ với hệ thống để được hỗ trợ.
- Facebook Page: Địa chỉ Facebook Salon của bạn
- Website: Nhập địa chỉ trang web của bạn vào đây nhé
- Đăng kí vào: Đây là thời gian bạn đăng ký salon này.
- Thay đổi logo: Bạn có thể chọn logo hiển thị cho salon của bạn bằng cách nhấp chuột trái vào logo và chọn ảnh.
Cuối cùng hãy ấn vào nút Lưu thông tin ở góc phải màn hình để lưu lại sự thay đổi nhé
Từ trang quản trị, bấm vào mục Cài đặt và chọn mục Giờ làm việc
Trang cài đặt giờ làm việc hiển thị ra. Bạn có thể chọn cài giờ làm việc cho từng chi nhánh bằng cách bấm vào mục chọn Chi nhánh ở góc trên cùng phía bên trái.
- Muốn không cài giờ làm việc bạn có thể tắt bằng cách bấm vào vị trí được tô đỏ như trong hình.
- Giờ Làm Việc / Giờ Nghỉ Trưa: Mặc định là Bật cho tất cả các ngày. Bạn có thể nhấp chuột trái vào nút trạng thái tương ứng với ngày mà muốn để bật hoặc tắt giờ làm việc hoặc giờ nghỉ trưa của ngày đó.
- Bắt đầu: Là thời gian bắt đầu vào làm việc hoặc nghỉ trưa của chi nhánh. Bạn có thể cập nhật thời gian bắt đầu làm việc hoặc nghỉ trưa bằng cách nhấp chuột vào ô bắt đầu thuộc ngày bất kỳ và chọn thời gian bạn mong muốn.
- Kết thúc: Là thời gian kết thúc làm việc hoặc nghỉ trưa của chi nhánh. Bạn có thể cập nhật thời gian kết thúc làm việc hoặc nghỉ trưa bằng cách nhấp chuột vào ô Kết thúc thuộc ngày bất kỳ và chọn thời gian bạn mong muốn.
Cuối cùng hãy Bấm vào nút Lưu cài đặtđể lưu lại.
Để và quản lý chi nhánh ta cũng vào mục Cài đặt và chọn mục Quản lý chi nhánh
Bấm vào nút Thêm chi nhánh ở góc trên cùng bên phải của màn hình. Hộp thoại thêm chi nhánh hiện lên.
- Tên Chi Nhánh: là trường bắt buộc, do đó bạn không nên bỏ trống trường này.
- Mô Tả: Bạn có thể mô tả chi tiết về chi nhánh này của bạn (về dịch vụ, sản phẩm, thời gian hoạt động hoặc bất cứ điều gì bạn muốn). Tuy nhiên, bạn có thể để trống trường này.
- Điện Thoại: Số điện thoại liên hệ với chi nhánh này của bạn.
- Địa Chỉ: Địa chỉ chi nhánh này của bạn, bạn không nên bỏ trống trường này.
- Thành Phố: Hãy chọn thành phố mà chi nhánh của bạn đang trực thuộc từ danh sách thành phố có sẵn bằng cách nhấp chuột trái vào trường Thành Phố và chọn.
- Quận/Huyện: Bạn có thể chọn quận hoặc huyện nơi chi nhánh của bạn đang trực thuộc từ danh sách quận/huyện có sẵn sau khi bạn đã chọn Thành Phố.
- Nút Đóng: Nếu bạn nhấn nút Đóng đồng nghĩa rằng bạn đã hủy hành động tạo mới hoặc sửa thông tin chi nhánh, những thông tin bạn vừa thêm hoặc sửa sẽ không được lưu.
Để sửa chi nhánh nào ta bấm vào nút Sửa ở trong ô thông tin của chi nhánh đó, hộp thoại sửa hiện lên. Sau khi sửa thông tin cần thiết ta ấn nút Lưu thông tin để hoàn thành.
Để sửa chi nhánh nào ta bấm vào nút Xóa ở trong ô thông tin của chi nhánh đó, hộp thoại xác nhận hiện lên hỏi bạn có muốn xóa không, bạn ấn Xóa để xác nhận.
Từ trang quản trị, bấm vào mục Cài đặt và chọn mục Danh mục dịch vụ hoặc Danh mục sản phẩm
Màn hình quản lý dịch vụ hiện ra với danh sách dịch vụ cùng nhóm của các dịch vụ. Tại đây bạn có thể tìm kiếm dịch vụ ở trên thanh tìm kiếm, Lọc dịch vụ theo nhóm bằng cách bỏ tích vào các nhóm không cần xem ở danh sách nhóm bên trái.
Bấm vào mục nhập ở góc dưới trên trái màn hình, nhập tên nhóm cần tạo và ấn nút Tạo nhóm để tạo nhóm dịch vụ.
Ấn vào mũi tên dòng có tên nhóm cần sửa và ấn vào Sửa
Hộp thoại chỉnh sửa hiện lên, nhập tên và mô tả cần chỉnh sửa của nhóm và ấn nút lưu thông tin.
Cũng chọn ở mũi tên có dòng có tên nhóm cần sửa giống như sửa nhóm sản phẩm, Ấn vào Xóa, một hộp thoại hiện lên hỏi bạn có muốn tiếp tục không, đồng ý hoặc từ chối xóa nhóm dịch vụ.
Bấm vào nút Tạo dịch vụ mới
Một bảng tạo dịch vụ hiện lên.
* Ở thẻ Thông tin dịch vụ bạn nhập các thông tin như sau(Lưu ý: Những mục đánh dấu * là những mục bắt buộc, không được để trống).
- Tên dịch vụ: Bạn có thể nhập tên dịch vụ như cắt, nhuộm, uốn...
- Thời gian phục vụ: Là thời gian mà bạn thực hiện dịch vụ đó cho khách hàng.
- Giá dịch vụ: Là giá của dịch vụ đó.
- Phân nhóm dịch vụ sẽ quyết định nhóm dịch vụ của bạn là gì, chăm sóc tóc hay da...
- Thông tin chi tiết là thông tin chi tiết cho dịch vụ đó
- Bạn cũng có thể tùy chọn dịch vụ đó được sẵn sàng sử dụng hoặc tạm dừngdịch vụ đó bằng cách bấm vào 1 ô tùy chọn ở góc trái của hộp thoại.
- Bấm vào biểu tượng khung ảnh của hộp thoại để tải một ảnh cho dịch vụ.
Nâng cao hơn, bạn có thể bấm vào 2 thẻ là Tùy chọn giá và Địa điểm cung cấp Để có thể tùy chọn riêng cho từng nhân viên hoặc từng loại của dịch vụ đó.
* Ở thẻ Tùy chọn giá
- Tùy chọn dịch vụ theo nhân viên: Nếu muốn thêm tùy chọn cho từng nhân viên(Ví dụ bạn có những nhân viên với kinh nghiệm và trình độ khác nhau thì mức giá của họ cũng phải khác nhau). Bạn bấm vào mục thêm tùy chọn ở dòng Tùy chọn dịch vụ theo nhân viên, chọn nhân viên và chọn mức giá(Bạn có thể chọn giá cho nhiều nhân viên khác nhau bằng cách lại một lần nữa bấm vào Thêm tùy chọn), để hủy tùy chọn cho từng nhân viên đã chọn, Bấm vào nút có chữ x màu đỏ tương ứng với dòng nhân viên cần hủy chọn
- Tùy chọn dịch vụ khác:Nếu muốn thêm tùy chọn cho từng loại dịch vụ, Ví dụ bạn có nhiều kiểu nhuộm tóc như hidden coloring, ombre... Bạn muốn phân giá cho từng kiểu nhuộm bạn có thể tạo thêm 1 dịch vụ khác hoặc phân giá ngay tại đây bằng cách bấm vào thêm tùy chọn cùng dòng với dòng Thêm tùy chọn dịch vụ khác, nhập dịch vụ bổ sung và giá của dịch vụ(Bạn có thể chọn giá cho nhiều tùy chọn dịch vụ khác nhau bằng cách lại một lần nữa bấm vào Thêm tùy chọn). Muốn hủy tùy chọn bạn cũng bấm vào nút có chữ x màu đỏ tương ứng với dòng tùy chọn nhân viên cần hủy chọn
* Ở thẻ Địa điểm cung cấp giúp bạn chọn dịch vụ cho từng chi nhánh. Ở đây có một danh sách chi nhánh đã được đánh dấu v, nếu bạn không muốn dịch vụ được sử dụng trong chi nhánh nào đó thì chỉ cần bỏ đánh dấu ở chi nhánh đó
Cuối cùng bạn hãy bấm vào nút Lưu thông tin để tạo dịch vụ hoặc ấn vào nút x góc phải trên cùng của màn hình nếu như không muốn tạo dịch vụ.
Cách thức tương tự như tạo nhóm dịch vụ, bạn có thể xem tại đây Hướng dẫn thêm nhóm dịch vụ
Bấm vào nút Tạo sản phẩm mới một hộp thoại chứa biểu mẫu hiện lên(Chú ý vào những ô đánh dấu *, bạn phải nhập đầy đủ những ô đó)
* Ở thẻ Thông tin dịch vụ:
- Tên sản phẩm: Tên sản phẩm bạn muốn nhập, ví dụ kéo vuốt, sáp, dầu gội...
- Giá sản phẩm: Bạn sẽ nhập giá cho sản phẩm, hệ thống đã nhập 3 số 0 cho bạn nên bạn chỉ cần nhập phần nghìn và giá sản phẩm phải là số.
- Nhóm sản phẩm: Sản phẩm đó thuộc nhóm nào(Ví dụ: Chăm sóc da, chăm sóc tóc...)
- Nhãn hiệu: Bạn nhập nhãn hiệu cho sản phẩm đó
- Thông tin chi tiết: Bạn có thể viết rõ hơn về sản phẩm bạn đang tạo tại đây
- Ở chỗ có biểu tượng khung ảnh bạn có thể chọn một bức ảnh với dung lượng vừa phải để đặt làm ảnh cho sản phẩm đó bằng cách bấm trực tiếp vào đó và chọn một hình từ máy tính.
- Cũng giống như phần tạo dịch vụ, bạn cũng có thể đặt chế độ cho sản phẩm bằng cách chọn sẵn sàng hoặc tạm dừng ở góc dưới bên trái hộp thoại.
* Nâng cao: Ở thẻ Khu vực kho hàng, hệ thống đã đánh dấu tích cho sản phẩm của bạn có mặt tại tất cả các chi nhánh, để bỏ sản phẩm ở 1 chi nhánh nào đó chỉ cần bấm tích bỏ.
Cuối cùng ấn vào nút Lưu thông tin để tạo sản phẩm. Nếu không muốn tạo bạn có thể ấn hủy.
Chọn mục khách hàng từ menu, trang khách hàng hiển thị ra gồm 3 cột. Phía trên cùng là một vài thông in ứng với từng cột
- Danh sách khách hàng(Cột đầu tiên): Ở đây hiển thị danh sách các khách hàng của bạn. Bạn có thể tìm kiếm một khách hàng nào đó theo tên, email hoặc số điện thoại bằng thanh tìm kiếm trên cùng ở danh sách. Nếu muốn tìm kiếm chi tiết hơn, ở cuối thanh tìm kiếm có biểu tượng 3 vạch, một hộp thoại tùy chọn xuất hiện. Bạn có thể tìm khách hàng theo tên, nhóm, ngày sinh và số điện thoại, sau đó ấn vào nút Tìm kiếm để thực hiện tìm kiếm. Sau khi hiển thị kết quả ra, muốn khôi phục lại danh sách ban đầu bạn hãy ấn vào dòng chữ Xóa tìm kiếm.
- Thông tin khách hàng(Cột thứ 2): Hiển thị ra thông tin khách hàng gần nhất, nếu bạn muốn xem thông tin khách hàng khác, hãy bấm vào một khách hàng ở cột Danh sách khách hàng, cột Thông tin khách hàng sẽ hiển thị thông tin khách hàng đó. Ở cột này bạn cũng có thể Xóa hoặc Sửa thông tin khách hàng
- Lịch sử giao dịch và ảnh khách hàng(Cột cuối):Ở đây có 2 mục. Bạn có thể xem lịch sử giao dịch của khách hàng hoặc xem/tạo bộ sưu tập ảnh của khách hàng.
Bấm vào nút Thêm mới ở góc trên bên phải màn hình của bạn, một hộp thoại sẽ xuất hiện, bạn có thể nhập thông tin khách hàng vào đó.(hãy chú ý đến những mục đánh dấu * đỏ, đó là những mục bắt buộc phải nhập)
- Họ tên: Bạn nhập Họ và Tên của khách hàng
- Số điện thoại: Bạn có thể nhập tối đa 11 ký tự và phải là số nhé.
- Ngày sinh: Bạn nhập ngày sinh của khách hàng tại đây. Lưu ý rằng bạn không thể nhập ngày trong tương lai.
- Giới tính: hãy bấm chuột trái để chọn giói tính của khách hàng.
- Email: Nếu khách hàng có email, bạn cũng có thể nhập vào để có thể hỗ trợ khách hàng được tốt hơn, nhưng nhớ nhập đúng định dạng email nhé.
Ngoài ra còn có các mục khác cho bạn nhập như: Nghề nghiệp, tài khoản facebook, công ty, địa chỉ, ghi chú.
Để tạo khách hàng hãy bấm vào nút lưu thông tin để tạo khách hàng. Nếu không muốn tạo khách hàng hãy ấn nút Đóng.
Bấm nút Nhập từ tệp ở góc trên bên phải màn hình của bạn, một hộp thoại sẽ xuất hiện. Bạn có thể trực tiếp tải tệp lên bằng cách bấm vào Chọn tệp dữ liệu khách hàng hoặc kéo trực tiếp tệp và thả vào khung nét đứt.
Lưu ý:
Để tải thành công thì cấu trúc tệp của bạn phải đúng theo mẫu tệp chuẩn của hệ thống. Bạn có thể bấm vào dòng Tải tệp dữ liệu mẫu(.csv) tại đây để tải tệp mẫu về và điền dữ liệu, trong tệp đã có một vài dữ liệu mẫu, vui lòng nhập đúng định dạng giống như dữ liệu mẫu để quá trình tải lên không bị lỗi.
Nếu trong tệp tải lên có một khách hàng đã tồn tại trong Salon của bạn hệ thống vẫn sẽ sao chép khách hàng đó vào Salon của bạn. Để tránh bị trùng khách hàng bạn có thể đánh dấu tích vào mục Sẽ ghi đè dữ liệu mới nhất từ tệp nếu có trùng lặp. Hệ thống sẽ cập nhật khách theo tệp bạn tải lên và xóa dữ liệu khách hàng cũ.
Sau khi tệp tải lên thành công hệ thống sẽ báo "Upload thành công, nhấn vào phân tích dữ liệu để phân tích".
Bạn hãy bấm vào nút Phân tích dữ liệu. Nếu kết quả tải lên của bạn không báo lỗi đỏ bạn có thể bấm vào nút Import dữ liệu. Nếu có một vài dòng báo lỗi đỏ như hình có nghĩa là có thể tệp của bạn bị bạn sai dữ liệu, những dữ liệu đó sẽ không được nhập vào. Bạn có thể liên hệ cho hệ thống để được trợ giúp.
Cuối cùng hãy ấn vào nút Import dữ liệu để kết thúc quá trình tải của mình. Nếu không muốn nhập dữ liệu vào salon của bạn, bạn có thể ấn nút Đóng
Để sửa thông tin khách hàng hãy bấm xem thông tin một khách hàng(Đã giới thiệu ở mục quản lý khách hàng). Bạn bấm vào nút sửa ở phía trên cùng cột thứ 2(Thông tin khách hàng đang được hiển thị). Sửa thông tin và bấm vào nút Lưu để hoàn thành hoặc nếu không muốn thay đổi thông tin cũ. hãy bấm vào nút Hủy. Ngoài ra bạn cũng có thể thêm khách hàng vào nhóm để có thể tiện quản lý bằng cách bấm vào dòng Thêm nhóm khách hàng khi sửa thông tin khách hàng và bấm Lưu
Để xóa khách hàng hãy bấm xem thông tin một khách hàng(Đã giới thiệu ở mục quản lý khách hàng). Bạn bấm vào nút Xóa ở phía trên cùng cột thứ 2(Thông tin khách hàng đang được hiển thị). Một hộp thoại hiện lên hỏi bạn có muốn xóa hay không? Bấm nút Đồng ý để thực hiện hoặc Hủy bỏ nếu như không muốn xóa khách hàng đó.
Bấm vào Lịch hẹn để xem trang Lịch hẹn.
- Phần phía bên trái hiển thị lịch đặt của khách ứng với các nhân viên trong 4 ngày tới. Bạn có thể bấm trực tiếp vào từng thẻ chứa khách hàng bên trong ô của lịch để sửa thông tin khách hàng đó.
- Phần phía bên phải của trang hiển thị danh sách lịch hẹn bạn có thể tùy chọn hiển thị danh sách theo nhiều cách khác nhau. Nếu danh sách dài quá thì dữ liệu sẽ không hiển thị hết, để xem thêm bạn kéo thanh kéo của danh sách xuống phía dưới
+ Lọc theo thời gian: Bấm vào ô chứa 2 ngày ở trên cùng mà hệ thống đã cài đặt hiển thị trong 3 ngày cho bạn. Bạn có thể chọn hiển thị hôm qua, hôm nay,... hoặc lựa chọn khác và ấn nút Thực hiện để hoàn thành cài đặt.
+ Lọc theo tên, số điện thoại, email hoặc mã đặt lịch: Bạn có thể gõ vào thanh tìm kiếm.
+ Lọc theo trạng thái: Bên cạnh thanh tìm kiếm, bạn có thể chọn danh sách theo các trạng thái sắp đến, chờ phục vụ...
+ Mỗi dòng khách hàng hiển thị thời gian mà khách hàng đã đặt lịch. Bạn có thể bấm vào tên khách hàng để xem thông tin đặt lịch. Bấm vào biểu tượng chữ i bên cạnh để xem thông tin khách hàng.
Phía bên phải hiển thị hình ảnh của nhân viên đang phục vụ khách đó, cùng đó là trạng thái tiếp theo của đặt lịch bạn có thể kích hoạt của khách và các tùy chọn khác.
Lịch hẹn của khách hàng thuộc vào 5 trạng thái:
+ Chưa xác nhận: Thường thì trạng thái này xuất hiện khi khách hàng đặt lịch qua website đặt lịch của Salon hoặc chưa chắc chắn về lịch hẹn này
+ Đã xác nhận: Khách hàng gọi điện đến, yêu cầu một lịch hẹn hoặc đã xác nhận lịch hẹn khi đặt qua website. Lúc này lịch hẹn sẽ có trạng thái Đã xác nhận
+ Chờ phục vụ: Trạng thái này xuất hiện khi khách hàng đã đến Salon và đang chờ phục vụ
+ Đang phục vụ: Khách hàng được Salon phục vụ.
+ Hủy lịch: Khi khách hàng không đến Salon bạn có thể để trạng thái này rồi.
Như vậy các bạn đã được giới thiệu qua về các trạng thái của lịch hẹn để chút nữa chúng ta có thể áp dụng ngay khi được giới thiệu về cách đặt lịch và chuyển trạng thái của lịch nhé!
Để đặt một lịch mới cho khách hàng bạn hãy bấm vào nút Đặt lịch ở phía trên góc phải màn hình, hộp thoại đặt lịch sẽ hiện ra.
Đầu tiên sẽ có 2 nút cho bạn lựa chọn khi đặt là nút Đặt lịch trước và nút Đến trực tiếp. Ở nút Đến trực tiếp dùng cho khách hàng đến trực tiếp. Hệ thống sẽ tự động mặc định một số giá trị thời gian và trạng thái.
Bạn hãy nhập các thông tin của khách hàng và lịch hẹn(Lưu ý các ô đánh dấu * đỏ tức là mục đó bạn không được để trống đâu nhé).
- Tìm khách hàng: Nếu khách hàng đó đã từng đặt tại salon của bạn thì bạn có thể tìm kiếm khách hàng đó, khi bạn chọn 1 khách hàng hệ thống sẽ tự động điền cho bạn các thông tin của khách hàng.
- Khách hàng: Ở mục này bạn nhập giới tính, họ tên, số điện thoại của khách hàng. Nếu số điện thoại đó đã tồn tại có nghĩa là khách hàng đó đã từng đặt lịch, hệ thống sẽ tự động lưu dữ liệu của khách hàng đã đặt lịch đó, vì thế bạn đừng lo lắng khi bạn không nhớ khách hàng đó đã từng đặt lịch hay chưa.
- Địa chỉ: Bạn có thể nhập địa chỉ của khách hàng. hệ thống đã để sẵn địa chỉ theo địa điểm của Salon bạn
- Dịch vụ: Bạn chọn cho khách một dịch vụ và thời gian dịch vụ sẽ hiển thị ra bên cạnh để , bạn cũng có thể để trống
- Chuyên viên phục vụ: Bạn chọn cho khách một nhân viên phục vụ, có thể để trống nếu tạm thời chưa có nhân viên nào.
- Vị trí ghế: Hệ thống cung cấp cho bạn một sơ đồ các ghế phục vụ, bạn có thể xem tại phần Sơ đồ chỗ ngồi ở phía dưới. Khi bạn chọn ghế cho khách, nếu khách đó ở trạng thái đang phục vụ, thông tin của khách sẽ hiển thị trong Sơ đồ chỗ ngồi, từ đó bạn có thể dễ dàng xếp khách vào vị trí chưa có khách đang được phục vụ.
- Ghi chú: Bạn muốn ghi thêm thông tin gì về khách có thể ghi tại đây.
- Trạng thái: Nếu bạn đang tạo Đặt lịch trước thì chỉ có thể chọn 2 trạng thái là Chưa xác nhận và Đã xác nhận. Nếu khách hàng đến trực tiếp, khi tạo đặt lịch bạn hãy bấm vào mục Đến trực tiếp. Hệ thống sẽ đặt giúp bạn sang trạng thái Đến trực tiếp
- Phương thức: Chọn phương thức đặt lịch của khách hàng như: trực tiếp, qua điện thoại...
Sau khi đã nhập đủ thông tin hãy ấn vào Lưu thông tin để tạo một lịch hẹn cho khách hàng.
Khi bạn muốn chuyển trạng thái của một lịch hẹn, ngay tại dòng thông tin đặt lịch của khách hàng, bấm vào trạng nút trạng thái tiếp theo bạn có thể chuyển hoặc mũi tên sổ xuống bên cạnh đó, chọn trạng thái bạn muốn chuyển. Chú ý: Hệ thống sẽ hiển thị trạng thái chuyển lịch dựa theo trạng thái hiện tại. Bạn không thể chuyển lịch ở trạng thái phía trước trạng thái của lịch hẹn. Ví dụ: Bạn không thể chuyển lịch từ Đang phục vụ -> Đã xác nhận
- Xác nhận: Hệ thống sẽ hỏi bạn khi bạn bấm vào xác nhận, Ấn Có để đồng ý, Ấn Không nếu không muốn chuyển.
- Chờ phục vụ: Tương tự như Xác nhận, hệ thống sẽ chuyển lịch đặt sang chờ phục vụ.
- Vào chỗ: Ấn vào trạng thái này sẽ hiện lên hộp thoại hiện thị các thông tin của lịch hẹn, bạn cũng có thể thay đổi thông tin nhân viên phục vụ, chỗ ngồi, dịch vụ của lịch hẹn ngay tại đây
- Thanh toán: Bạn có thể thực hiện thanh toán cho khách hàng khi ấn vào Thanh toán và xác nhân Có. Màn hình sẽ chuyển sang trang thu ngân để bạn thực hiện thanh toán tại đây. Xem thêm hướng dẫn về thanh toán tại đây
- Hủy lịch: Khi ấn xác nhận hủy lịch, lịch đặt của khách hàng sẽ chuyển sang trạng thái hủy vào không thể sửa hoặc đặt thêm trạng thái khác nữa.
Mỗi một Salon đều có rất nhiều bàn phục vụ và cũng có để ở nhiều tầng khác nhau, vì thế hệ thống đã xây dựng cho bạn một sơ đồ bàn để bạn có thể dễ dàng quản lý cũng như sắp xếp khách vào chỗ. Để xem sơ đồ bàn, ngay tại trang đặt lịch, bạn bấm vào nút Sơ đồ chỗ ngồi ở trên cùng của trang. Để xem thời gian đặt lịch sau khi chuyển sang chế độ Sơ đồ chỗ ngồi bạn lại bấm vào nút Xem lịch.
Đây là một sơ đồ bàn gồm 2 tầng và các bàn, mỗi bàn sẽ chứa thông tin của khách hàng đặt lịch nếu trong lúc bạn chuyển trạng thái Đang phục vụ mà vị trí ghế là bàn đó.
Bạn có thể chuyển chế độ thanh toán hoặc xóa khách khỏi bàn ngay tại sơ đồ bằng cách chỉ chuột đến bàn cần thao tác. Sẽ hiện lên nút thanh toán hoặc biểu tượng người có dấu trừ(Tức là xóa khách khỏi bàn).
* Chế độ chỉnh sửa
Để ý một chút bạn sẽ thấy ở góc trên cùng phần Sơ đồ bàn có nút Bật chế độ sửa. Nếu bạn muốn thêm, sửa xóa bàn hoặc khu vực thì hãy ấn vào nút đó.
- Để thêm khu vực hãy ấn vào biểu tượng Thêm khu vực
- Để sửa, xóa khu vực hãy ấn vào biểu tượng Cái bút, thùng rác bên cạnh tên khu vực muốn sửa hoặc xóa.
- Để thêm bàn hãy ấn vào nút Thêm bàn.
- Để sửa, xóa bàn ta cũng ấn vào biểu tượng Bút chì, Thùng rác nằm trong ô bàn ta muốn thay đổi.
Lưu ý: Bạn không được đặt tên bàn và tên khu vực trùng với dữ liệu đã có. Để chuyển về trạng thái xem ta ấn vào nút Tắt chế độ sửa ở góc trên cùng.
Bấm vào mũi tên sổ xuống trong 1 dòng thông tin đặt lịch của khách hàng(Tương tự chuyển trạng thái đặt lịch). Bạn không thể sửa thông tin của khách hàng đã đặt lịch. Bạn cũng không thể sửa thông tin của lịch hẹn đã bị hủy hay đã thanh toán. Bạn cũng có thể thay đổi trạng thái của lịch hẹn ngay tại đây nhé.
Sau khi bảng hiện lên, bạn có thể sửa thông tin về đặt lịch(Tương tự tạo lịch hẹn). Ấn Lưu thông tin để xác nhận sửa thông tin đặt lịch
Bạn có thể xem trang đặt lịch dành cho khách hàng của bạn bằng cách bấm vào Link đặt lịch cho khách hàng ở trên cùng trong trang Lịch hẹn.
Trang web đặt lịch hẹn cho khách hàng của bạn
Tại menu, ấn vào Thu ngân bạn sẽ thấy một giao diện như hình dưới. Phần bên trái là phần bạn có thể thanh toán cho khách hàng. Phần bên phải là phần hiển thị thông tin các dịch vụ sản phẩm, bạn có thể tìm và lọc sản phẩm, dịch vụ.
- Ở phía trên cùng, hiện thị đơn hàng của khách hàng đang chờ thanh toán hiện tại, bấm vào nút bạn có thể xem dược danh sách các đơn hàng đang chờ thanh toán. Từ đây bạn có thể chọn thanh toán cho 1 đơn hàng khác.
- Phần tiếp theo hiển thị thông tin khách hàng và thông tin đặt lịch của khách hàng, bạn có thể xem chi tiết hơn, tìm kiếm và thay đổi đơn hàng khác dựa theo thông tin khách hàng hiển thị. Ấn nút Thay đổi đơn hàng để xác nhận đổi đối tượng thanh toán.
- Các phần phía dưới liên quan đến thanh toán một đơn hàng. Bạn có thể xem tại các mục ở phía dưới
Để xem danh sách đơn hàng bạn bấm vào nút Xem danh sách đơn hàng ở góc trên cùng bên phải màn hình. Ở màn hình danh sách đơn hàng bạn có thể xem, tìm kiếm các đơn hàng đã được thanh toán. Bạn cũng có thể xem thông tin của đơn hàng khi bấm vào một hàng dữ liệu bên danh sách, từ thông tin hiển thị sang bên phải bạn cũng có thể In hóa đơn hoặc Hủy
Để tạo một đơn hàng, bạn bấm vào nút Tạo đơn hàng góc trên cùng bên phải màn hình. Hộp thoại tạo đơn hàng xuất hiện. Chú ý rằng các ô đánh dấu sao đều là bắt buộc, bạn phải điền đầy đủ.
- Tìm khách hàng: Bạn có thể tạo đơn hàng theo khách hàng đã có sẵn bằng cách tìm theo tên hoặc số điện thoại.
- Họ tên: Nhập họ tên của khách hàng.
- Số điện thoại: Bạn phải nhập đủ số điện thoại của khách hàng là 10 hoặc 11 số.
- Địa chỉ: Địa chỉ của khách hàng, hệ thống đã điền trước địa chỉ cho bạn theo vị trí Salon của bạn.
- Ngoài ra còn 1 số thông tin bổ sung khác như email, sinh nhật, facebook...
- Ngoài ra, bạn cũng có thể tạo một hóa đơn mà không muốn lưu thông tin của khách hàng đó bằng cách bấm tích vào dòng Khách lẻ.
Cuối cùng bấm vào Tạo đơn hàng để tạo hoặc ấn Đóng không muốn tạo đơn hàng.
Để thanh toán một đơn hàng, bạn hãy chọn một đơn hàng cần thanh toán, nếu đơn hàng được chuyển từ trang đặt lịch sang thì bạn có thể thanh toán ngay tại đây.
- Chọn sản phẩm, dịch vụ: Ở phần bên phải bạn hãy bấm vào ảnh của dịch vụ, sản phẩm mà khách hàng đã sử dụng. Các dịch vụ và sản phẩm sẽ tự động được thêm vào phần thanh toán. bạn có thể bấm vào dấu cộng, trừ hoặc các thao tác khác ở mỗi dòng dịch vụ, sản phẩm bên phần thanh toán.
- Sửa thông tin sản phẩm, nhân viên phục vụ, giảm giá của đơn hàng, ban có thể bấm vào mũi tên chỉ xuống ở dòng các sản phẩm dịch vụ hiển thị và bấm vào nút Sửa.
Một hộp thoại chỉnh sửa hiển thị gồm số lượng, nhân viên phục vụ, giảm giá. Sau khi thay đổi xong bạn ấn Lưu thông tin để xác nhận sự thay đổi.
Hệ thống sẽ hiển thị cho bạn thành tiền, giảm giá, thuế va tổng tiền. Bấm Thanh toán để bắt đầu thực hiện thanh toán, sẽ có một hộp thoại thanh toán hiện lên.
- Hệ thống có 3 hình thức thanh toán, theo tiền mặt, quẹt thẻ và chuyển khoản. Bạn nhập tiền khách hàng đưa, bạn cũng có thể bấm số tiền gợi ý ở phía dưới. Ở phía dưới sẽ giúp bạn tính ra số tiền trả lại khách. Bấm hoàn thành và in hóa đơn. Nếu không muốn in hóa đơn khi ấn hoàn thành bạn có thể bỏ chọn dòng In Hóa Đơn Sau Khi Hoàn Thành ở phía dưới.
Để hủy đơn hàng bạn có thể bấm vào nút Hủy ở góc trái màn hình.
Từ màn hình quản trị, bấm vào ảnh đại diện ở góc phải màn hình và chọn mục Tài khoản
Email đăng nhập: Bạn không thể cập nhật thông tin này.
Email liên lạc: Thông tin này không bắt buộc nên bạn có thể bỏ trống, nhưng bạn nên cung cấp để hệ thống liên lạc trong trường hợp cần nhé.
Chi Nhánh: Hiển thị quyền hạn của bạn ở các chi nhánh, bạn chỉ có thể xem và không được quyền cập nhật thông tin này.
Họ Tên: Đây là tên hiển thị của bạn trong hệ thống, bạn có thể thay đổi tùy ý nhé.
Điện Thoại: Hãy cung cấp số điện thoại của bạn tại đây nhé.
Ảnh đại diện: Bạn có thể thay đổi bằng cách nhấp chuột trái vào ảnh và chọn ảnh mong muốn từ máy tính của bạn.
Để lưu thông tin, bấm vào nút lưu thông tin ở góc phải màn hình!
Từ trang Thông tin tài khoản, bạn bấm vào mục đổi mật khẩu ở menu bên trái, nhập mật khẩu cũ, mật khẩu mới, xác nhận mật khẩu, và ấn lưu thông tin để thực hiện đổi mật khẩu nhé!
Từ trang Thông tin tài khoản(Bấm vào biểu tượng avatar góc trên cùng bên phải, chọn thông tin tài khoản), bạn bấm vào mục Nâng cấp tài khoản, ở menu bên trái
- Ở đây có bảng giá và các gói tài khoản cho bạn lựa chọn, bạn có thể chọn gói muốn nâng cấp bằng cách bấm vào tiêu đề 1 trong các cột trong bảng giá hoặc bấm vào ô chọn gói ở phía dưới, chọn thời gian sử dụng gói, hệ thống sẽ tính cho bạn số tiền phải trả cho gói tài khoản đó. Sau khi đọc các chú ý ở cuối trang và bạn muốn nâng cấp hãy ấn vào nút Yêu cầu nâng cấp. Sau đó đợi một thời gian hệ thống sẽ xác nhận yêu cầu cho bạn nếu bạn đã Thanh toán với hệ thống. Về cách thức thanh toán bạn có thể tham khảo ở đây Hướng dẫn thanh toán
- Lưu ý: Tài khoản dùng thử chỉ sử dụng trong 30 ngày, bạn phải nâng cấp lên nếu không sẽ không thể tiếp tục sử dụng. Bạn có thể gia hạn thêm thời gian sử dụng của gói tài khoản bạn đang dùng bằng cách giữ nguyên mục chọn gói và chọn thời gian bạn muốn gia hạn thêm. Tuy nhiên bạn không thể gia hạn thêm ở gói dùng thử.
Từ trang Thông tin tài khoản(Bấm vào biểu tượng avatar góc trên cùng bên phải, chọn thông tin tài khoản), bạn bấm vào mục Lịch sử thanh toán ở menu bên trái
- Ở đây bạn sẽ xem được thông tin các lần bạn đã mua hoặc gia hạn các gói tài khoản của mình.
Để cài đặt hoa hồng nhân viên bạn chọn: Cài đặt > Hoa hồng nhân viên
Trong màn hình "Hoa hồng nhân viên" có hai chế độ xem
1. Xem theo sản phẩm
2. Xem theo nhân viên
Ở đây, SalonHero xin hướng dẫn "Xem theo sản phẩm". "Xem theo nhân viên" tương tự.
Bước 1: Bên trái bạn chọn từng dịch vụ, sản phẩm… để chọn cấu hình.
Bước 2: Điền giá trị hoa hồng. (Bạn có thể cài đặt nhanh cho từng nhóm, và chọn đơn vị )
Bước 3: Lưu cấu hình và chuyển sang dịch vụ sản phẩm khác. Làm tương tự với các dịch vụ và sản phẩm… đến hết.
* Ngoài ra bạn có thể "Cài đặt nâng cao"
1. Trường hợp số lượng nhân viên của các nhóm tham gia phục vụ nhiều hơn số lượng tiêu chuẩn (áp dụng cho các dịch vụ)
* Chú thích:
Lựa chọn 1: Các nhân viên được hưởng nguyên hoa hồng của dịch vụ. Tức là giữ nguyên hoa hồng đã cấu hình cho từng nhân viên ban đầu.
Lựa chọn 2: Chia hoa hồng cho nhóm nhân viên tuỳ theo số lượng tham gia.
Nếu trong khi đặt lịch chọn số nhân viên vượt qua số lượng tiêu chuẩn thì số hoa hồng của mỗi nhân viên sẽ chia cho số nhân viên được chọn.
( Hoa hồng từng nhân viên = Hoa hồng nhân viên đó/số nhân viên được chọn )
VD: Khi cài đặt, số nhân viên tiêu chuẩn của "Nhóm thợ loại 1" là 1. Khi đặt lịch chọn số nhân viên của "Nhóm thợ loại 1" là 2 vậy hoa hồng tính như sau:
Hoa hồng của bạn Lê Anh Tú là 20%/2. Của Lê Văn Tuấn là 15%/2.
Các trường hợp khác.
1. Cài đặt thời gian tính hoa hồng.
2. Các loại giảm giá khi áp dụng tính hoa hồng
3. Tăng giảm hoa hồng theo thời gian phục vụ hoặc đánh giá của khách hàng.
Để phần mềm tính hoa hồng được cho nhân viên, khi thu ngân bạn nhớ chọn nhân viên làm dịch vụ cho khách hàng.
Để xem báo cáo hoa hồng, bạn vào "Báo cáo" > "Hoa hồng nhân viên"
Bước 1: Chọn "Cài đặt" > "Quản lý thẻ thành viên" > "Các loại thẻ" > "Tạo thẻ dịch vụ" hoặc "Tạo thẻ mới ngay"
Bước 2: Điền thông tin thẻ:
Tên thẻ, Giá bán thẻ, Chọn loại thẻ ( thẻ số lần, hoặc thẻ tiền), thời hạn thẻ.
Cuối cùng "Lưu thông tin"
* Chú thích:
Thẻ giá trị tương tự như thẻ ATM. Khi khách hàng có thẻ giá trị mà sử dụng dịch vụ thì phần mềm ưu tiên trừ số tiền khách có trong thẻ. Bạn có thể bỏ chọn sử dụng thẻ.
Thẻ số lần Sử dụng như liệu trình.
Có hai cách sử dụng thẻ:
1. Cấp thẻ ( Tặng thẻ cho khách, không tính vào doanh thu)
- Bước 1: Chọn "Cấp thẻ mới"
- Bước 2: Điền thông tin khách hàng, loại thẻ > Cấp thẻ.
2. Bán thẻ tại "Thu ngân"
Sau khi khách hàng mua thẻ thì phần mềm sẽ tự động nhận diện ra khách hàng có thẻ sau khi tạo đơn hàng.
Bạn có thể xem lại báo lịch sử dụng thẻ của khách hàng ở "Báo cáo" hoặc "Quản lý thẻ thành viên"
Copyright © 2017. SalonHero